Wil je je finance Futureproofen? Laat je niet belemmeren door deze obstakels

Wil je als bedrijf bouwen aan een toekomstgerichte finance-organisatie? Laat je door deze vijf obstakels vooral niet tegenhouden.

Wat is nodig om te innoveren?

Tijd. Ruim tweederde van CFO’s en senior finance manager benoemt tijd als één van de grootste uitdagingen bij de innovatie van hun finance-afdeling. Tijd die wordt opgeslokt door de dagelijkse werkzaamheden en door inefficiënt ingerichte systemen. Als resultaat wordt de beperkte tijd die wel beschikbaar is vervolgens besteed aan de aansluiting van de cijfers in plaats van aan waardetoevoeging. Men wil wel innoveren, maar de rapportages moeten ook op tijd naar het management en ‘automatisch betalende debiteuren’ blijft voorlopig nog iets voor de toekomst.

1. Waar moet je beginnen

Begin met de basis: wat zijn de bedrijfsvisie en -doelstellingen en hoe sluiten de financiële doelstellingen hierop aan? Wil de organisatie focussen op customer intimacy, maar richt de financiële afdeling zich op operational excellence? Dit creëert tegenstrijdige belangen en gaat ten koste van het resultaat. Een ‘stip aan de horizon’ is goed, werk vervolgens subdoelen uit en zorg dat de doelstellingen van de afdelingen binnen de organisatie hierop aansluiten.

2. Er is gebrek aan draagvlak

Communiceer de noodzaak voor verandering en betrek de medewerkers vooral de financial controller hierbij. Een simpele instructie van hogerhand zonder duidelijke onderbouwing van de noodzaak heeft vaak niet het gewenste effect. Wanneer iets niet als een probleem ervaren wordt, is het des te moeilijker om de benodigde verandering door te voeren ten behoeve van de oplossing. Ga hierbij faciliterend te werk door medewerkers (van verschillende afdelingen en niveaus) te betrekken bij het proces en om hun input te vragen. Bij grotere veranderingstrajecten is regelmatige communicatie naar de organisatie tevens een belangrijk middel om meer draagvlak (en enthousiasme) te creëren.

3. Garbage in, garbage out

Breng eerst de huidige processen in kaart en verbeter de belangrijkste alvorens te kijken naar een investering in een nieuwe ICT-oplossing. Als de huidige inrichting van interne processen niet op orde is, zal een nieuw systeem dit niet oplossen; de kans is zelfs aanwezig dat dit de problemen vergroot. Beschrijf hoe de gewenste situatie eruitziet, licht aan de hand hiervan de processen door, identificeer knelpunten en los ze stap voor stap op. Betrek hierbij vanaf het eerste begin ook andere belanghebbende afdelingen, zodat de aangedragen oplossing voor alle partijen een verbetering betekent.

4. Er is onvoldoende tijd voor alle verandering

Het optimaliseren van de financiële afdeling kost tijd, maar levert ook extra tijd op. In een wereld vol deadlines (en trage systemen) is het moeilijk om tijd vrij te maken om de processen te verbeteren, maar tegelijkertijd zijn we veel tijd kwijt aan extra handelingen als gevolg van een inefficiënt proces. Kijk goed naar de prioriteiten en maak tijd vrij voor optimalisatie door de minder belangrijke dingen even uit te stellen. Ga voor quick wins en gebruik de vrijgekomen tijd om verder te gaan met het verbetertraject.

5. Medewerkers benutten hun capaciteiten niet volledig

Toen de meeste financials binnen de huidige beroepsbevolking hun opleiding genoten, was er nog weinig aandacht voor veranderkundige vaardigheden. Waar de een dit in de loop van tijd zelf heeft opgepikt, is dit bij de ander niet het geval. Financiële afdelingen die willen veranderen, komen dit regelmatig tegen. Help je medewerkers hiermee, bied trainingen en cursussen aan, maar net zo belangrijk: lead by example. Neem je collega’s mee in de plannen, laat zien dat fouten maken mag en leren van cruciaal belang is. Zorg daarnaast dat financials niet alleen in hun eigen cocon blijven, maar laat ze ook regelmatig sparren met de operationele kant.